REGULI  GENERALE PRIVIND
Certificarea Sistemelor de Management

            1.PREZENTAREA OCSM-AFER

OCSM-AFER este organism de certificare a sistemelor de management constituit in conformitate cu SR EN ISO/CEI 17021:2007 si functioneaza ca entitate in cadrul AUTORITATII FEROVIARE ROMANE care are personalitate juridica, institutie publica extrabugetara care functioneaza in baza HGR 626/1998 modificata prin HGR nr. 1561/2006.

OCSM-AFER  este acreditat de RENAR  pentru certificarea sistemelor de management pentru urmatoarele domenii:

• Industria extractiva de produse neenergetice;

• Industria textila si a produselor textile;

• Fabricarea lemnului si a produselor din lemn;

• Activitatea editurilor. Tiparirea si activitati anexe;

• Fabricarea produselor de cocserie. Fabricarea produselor obtinute din prelucrarea titeiului;

• Fabricarea substantelor, a produselor chimice si a fibrelor si firelor sintetice si artificiale;

• Fabricarea produselor din cauciuc si mase plastice;

• Fabricarea altor produse din minerale nemetalice;

• Industria metalurgica. Industria constructiilor metalice si a produselor din metal;

• Industria de masini si echipamente;

• Industria de echipamente electrice si optice;

• Industria mijloacelor de transport;

• Alte activitati industriale. Recuperarea deseurilor si resturilor de materiale reciclabile;

• Energie electrica si termica gaze si apa;

• Constructii;

• Comert cu ridicata si cu amanuntul, repararea autovehiculelor, motocicletelor si a bunurilor personale si de uz gospodaresc;

• Transport, depozitare si comunicatii;

• Tranzactii imobiliare, inchirieri si activitati de servicii prestate in principal intreprinderilor;

• Alte activitati de servicii colective, sociale si personale.

OCSM-AFER
Organism de certificare a sistemelor de management

Calea Grivitei nr. 393, sector 1, Bucuresti

Mijloace de transport:

Autobuz: 105
Troilebuze: 65, 97, 86
Metroul: magistrala M3 (statia 1 Mai)

Telefon:

ROMTELECOM
021/307.79.28
021/307.79.09
021/307.79.53
 021/307.79.54

CFR

888-5009

FAX:
021/307.79.90

e-mail: OCS@AFER.ro 

Obiectul de activitate al OCSM-AFER este certificarea de terta parte a sistemelor de management in conformitate cu standardele SR EN ISO 9001 :2008/SR EN ISO 14001:2005/SR OHSAS 18001:2008 si SR ISO/CEI 27001:2006.

Scopul OCSM-AFER este crearea premiselor ca agentii economici certificati de organism sa devina parteneri viabili in economia europeana si mondiala.

Numele OCSM-AFER este legat de competenta, independenta, obiectivitate si profesionalism in desfasurarea activitatilor de certificare.

Impartialitatea OCSM-AFER este asigurata prin Comitetul pentru Asigurarea Impartialitatii, constituit pentru acest scop.

Obiectivitatea organismului este asigurata prin exigenta auditorilor organismului si prin aprobarea propunerilor referitoare la certificare formulate de echipele de audit si a observatiilor Comitetelor Tehnice de catre Comisia de Certificare.

Politica OCSM-AFER este de a promova conceptul "managementul calitatii/de mediu/SSO" in randul furnizorilor de produse/servicii care solicita certificarea conformitatii sistemelor de management.

Pentru transpunerea in practica a acestei politici OCSM-AFER are in vedere urmatoarele obiective:

• cunoasterea si respectarea reglementarilor nationale si internationale in domeniile solicitate pentru acreditare;

•   realizarea certificarii sistemelor de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale (SSO) in conformitate cu cerintele prevazute in standardul SR EN ISO/CEI 17021 :2007, intr-o maniera care sa ii confere credibilitate pe plan national si international;

• abordarea in cadrul proceselor de certificare a sistemelor de management a cerintelor esentiale privind securitatea si sanatatea utilizatorilor si consumatorilor pentru domeniul reglementat;

• abordarea impartiala a certificarii conformitatii, numai pe baza dovezilor obiective care sa demonstreze competenta furnizorilor de a aplica si conduce un sistem al calitatii adecvat si conform cu documentul de referinta declarat;

• asigurarea accesului nediscriminatoriu si neconditionat al furnizorilor la serviciile de certificare a sistemelor de management oferite de OCSM-AFER;

• respectarea obligatiilor si termenelor stabilite in contracte si asigurarea raspunsului prompt la solicitarile clientilor de certificare;
• angajarea de personal suficient care sa aiba studiile, instruirea, cunostintele tehnice si experienta necesara pentru exercitarea activitatii de certificare pentru domeniile acreditate, supus perfectionarii permanente;
• rezolvarea reclamatiilor si apelurilor, de la solicitanti (furnizori) sau alte parti implicate in procesul de certificare, in mod transparent si documentat conform procedurilor organismului;
• analiza periodica efectuata de management pentru a se asigura de continua adecvanta si eficacitate a politicii in domeniul managementului calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale, a obiectivelor aferente, precum si a sistemului de management  propriu OCSM-AFER;

• utilizarea nediscriminatorie a sistemului de tarife a OCSM-AFER;

• asigurarea confidentialitatii informatiilor obtinute sau create in procesul de certificare la toate nivelurile structurii organismului;

• suspendarea clientilor certificati in cazul in care sistemul de management al acestora are esecuri repetate si serioase in ceea ce priveste indeplinirea  cerintelor de certificare, inclusiv a cerintelor referitoare la eficacitatea sistemului implementat, nerespectarea frecventei auditurilor de supraveghere/recertificare sau la cererea clientului;

• retragerea certificatului  sau restrangerea domeniului de certificare   in cazul esecului rezolvarii problemelor care au avut ca rezultat suspendarea;

• asigurarea, pastrarea inregistrarilor referitoare la clienti pe o perioada de 2 ani de la ultimul contact cu solicitantul sau de la expirarea termenului de valabilitate a certificatului de conformitate 

• aplicarea, de catre personalul OCSM-AFER implicat in certificare, a procedurilor si regulilor sistemului de certificare, in cadrul unui sistem de management intern documentat, flexibil si supus permanent analizei in vederea imbunatatirii.

OCSM-AFER asigura un sistem unitar de auditare, utilizand auditori angajati permanent care sunt certificati de Asociatia Romana pentru Calitate (OCP-ARC) si de EOQ (European Organisation for Quality).

Pentru pastrarea unui nivel inalt al cunostintelor auditorilor, dobandite intr-o perioada indelungata de practica in domeniul tehnic si in derularea procesului de certificare, organismul se preocupa de instruirea si informarea continua a personalului sau.

Prin calitatea activitatilor si exigenta practicata in procesul de certificare OCSM-AFER  a devenit o prezenta permanenta a vietii economice, generand valoare prin identificarea imperfectiunilor proceselor si a rezultatelor acestora, cat si prin transformarea sistemelor de management existente in sisteme de afaceri de succes, prin dezvoltarea lor continua si imbunatatirea performantelor.rmantelor.

Lista agentilor economici certificati de OCSM-AFER se publica periodic in Buletinul AFER.

             2. SISTEMUL DE CERTIFICARE

Certificarea/inregistrarea sistemului unui furnizor constituie unul din mijloacele prin care se asigura ca furnizorul certificat/inregistrat este capabil sa furnizeze produse sau sa presteze servicii care satisfac cerinte specificate.

Sistemul de certificare/inregistrare este sistemul care are propriile reguli de procedura si de management pentru efectuarea evaluarii care conduce la emiterea unui document de certificare/inregistrare si la mentinerea ulterioara a acestuia. acestuia.

Procedurile OCSM-AFER specifice sistemului de certificare sunt:

PS-SCM - 01 -  Certificarea sistemelor de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale;

PS-SCM - 02 -  Auditul de certificare a sistemelor de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale;

PS-SCM - 04 -  Confidentialitatea informatiilor;

PS-SCM - 05- Activitati de supraveghere a sistemelor de management certificate. Audituri neprogramate;

PS-SCM - 06 - Extinderea domeniului certificarii. Recertificarea;

PS-SCM - 07 - Suspendarea, retragerea si/sau restrangerea certificarii;

PS-SCM - 08 - Tratarea reclamatiilor si apelurilor;

PS-SCM - 09 - Tratarea cazurilor de utilizare abuziva a  certificatelor emise de OCSM-AFER si a marcii;

PS-SCM - 10 - Controlul documentelor;

PS-SCM - 11 - Controlul inregistrarilor;

IL-SCM - 02 - Calculul tarifelor pentru certificarea sistemelor de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale;

IL-SCM - 03 - Monitorizarea satisfactiei clientului;

IL-SCM - 04 - Publicatii;

R-SCM - 4 - Regulament de utilizare a certificatelor emise de OCSM -  AFER si a marcii.

Solicitarea certificarii sistemelor de management este voluntara, dar poate fi si obligatorie cand documentele de reglementare o prevad.

 Certificarea nu este echivalenta cu autorizarea acordata de organele specializate ale statului pentru diverse activitati in conditiile legii.

Agentii economici cu sistemul de management certificat poarta intreaga raspundere pentru produsele/serviciile realizate/prestate si nu se pot prevala de certificatul de conformitate a sistemului de management acordat de OCSM-AFER pentru a fi exonerati de raspundere sau pentru impartirea raspunderii.

OCSM-AFER acorda certificatul de conformitate a sistemulor de management, agentilor economici care indeplinesc conditiile si respecta regulile din procedurile specifice ale OCSM-AFER  prezentate pe scurt in acest document.

Valabilitatea certificatului emis de OCSM-AFER este de 3 ani in conditiile supravegherii periodice(anuale) de catre acesta.

3. CONDITII PENTRU SOLICITANTII DE CERTIFICARE/TITULARII DE CERTIFICAT

 Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca agentii economici solicitanti ai certificarii sistemelor  de management sunt: 

• beneficiarul va colabora permanent, in mod deschis si constructiv, cu prestatorul, in desfasurarea procesului de certificare si se obliga sa respecte reglementarile aferente acestuia

• beneficiarul va asigura toate conditiile necesare pentru ca procesul de certificare sa se poata desfasura normal (spatii de lucru, punerea la dispozitie a documentelor solicitate, insotitori

• beneficiarul are obligatia sa puna la dispozitia prestatorului, documentele care descriu sistemul de management implementat ce urmeaza a fi certificat (manual si proceduri de sistem - copii controlate ale reviziilor in vigoare);

• beneficiarul va asigura prestatorului accesul la orice document si loc de munca implicate in activitatile din domeniul de activitate pentru care a solicitat certificarea sistemului de management adoptat, pe intreaga durata a programului normal de lucru si pe intreaga perioada de valabilitate a contractului;

• beneficiarul poate, la solicitarea OCSM-AFER, sa accepte pe langa echipa de audit, observatori RENAR, auditori in formare (mentionati in planul de audit);

• beneficiarul se obliga sa informeze prestatorul, in scris, in maximum 5 (cinci) zile, asupra oricaror modificari ale sistemului de management adoptat, precum si in documentatia acestuia privind aspectele care pot afecta capabilitatea sistemului de management de a continua sa indeplineasca cerintele standardului utilizat pentru certificare intervenite in perioada de valabilitate a certificatului de conformitate care pot fi legate de statut legal, comercial, organizational sau proprietate; organizare si management - personal cheie, de decizie sau personal tehnic ; adresa de contact si locatii ; domeniul operatiunilor din cadrul sistemului de management certificat si modificari majore aduse sistemului de management si proceselor si se va consulta cu acesta asupra oportunitatii unor actiuni suplimentare; netransmiterea acestora constituie utilizare abuziva a certificatului, care se trateaza conform prevederilor din prezentul document

• beneficiarul se obliga sa inregistreze si sa puna la dispozitia prestatorului datele referitoare la reclamatiile primite privind calitatea produselor/serviciilor livrate/prestate/incidentele de mediu/accidentele de munca;

• beneficiarul se obliga sa utilizeze certificatul de conformitate/marca conform prevederilor "Regulamentului de utilizare certificatelor emise de OCSM-AFER si a marcii ", cod R SCM-4.  Se considera cazuri de utilizare abuziva a certificatelor de conformitate pentru sistemele  de management urmatoarele:

     - solicitantul unui certificat declara inainte de a primi certificatul, in cadrul actiunilor de publicitate, in corespondenta, contracte sau alte documente, ca este certificat de OCSM-AFER;
- titularul certificatului OCSM-AFER care a fost suspendat, utilizeaza certificatul pe perioada de suspendare;
- titularul certificatului OCSM-AFER retras face referire la acesta dupa data retragerii;
- titularul certificatului OCSM-AFER utilizeaza certificatul cu valabilitatea expirata;
- titularul certificatului OCSM-AFER face referire la acest certificat pentru alte domenii sau pentru alte documente  de referinta (pentru sistemul calitatii / de mediu) decat cele pentru care i-a fost acordat;
- utilizarea unui certificat falsificat ;
- netransmiterea modificarilor sistemului de management, precum si a documentatiei acestuia, privind aspectele care pot afecta capabilitatea sistemului de management de a continua sa indeplineasca cerintele standardului utilizat pentru certificare, in perioada de valabilitate a certificatului.

• beneficiarul se obliga sa urmareasca termenele pentru desfasurarea actiunilor de certificare/supraveghere/recertificare si sa propuna organismului perioadele de desfasurare a acestora dupa cum urmeaza:

-    perioada de desfasurare a auditurilor de supraveghere astfel incat acestea sa se efectueze la cel mult 1 an respectiv 2 ani luand in considerare data ultimei zile a auditului de certificare/recertificare la fata locului.

-   perioada de desfasurare a auditului de recertificare astfel incat procesul de recertificare sa fie finalizat inaite de data expirarii certificatului.

 

            4.   CONDITII  PENTRU OCSM-AFER

 Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca OCSM-AFER sunt:

• sa respecte reglementarile aferente procesului de certificare;

• sa faca cunoscute regulile de certificare solicitantilor de certificare;

-     sa comunice beneficiarului, orice modificare a procedurilor sale de certificare, intervenita in cursul desfasurarii contractului, care l-ar implica din punct de vedere procedural si financiar;

-  faca cunoscut prin publicatiile sale, atat acordarea certificatului de conformitate, cat si extinderea, restrangerea, suspendarea sau retragerea;

-     sa asigure confidentialitatea informatiilor obtinute in activitatea de certificare, nerespectarea acestei cerinte atragand dupa sine masurile prevazute in FPS-SCM-01c (sanctionarea disciplinara, imputarea compensarii daunelor stabilite de instantele de judecata).

             5. RECLAMATII SI APELURI

 5.1 Reclamatiile si apelurile transmise de solicitanti/titulari de certificate sau de alte parti interesate/implicate, catre OCSM-AFER, trebuie sa fie documentate, oficializate, sa cuprinda descrierea motivelor care au stat la baza lor.  Ele vor fi transmise in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la aparitia cauzelor care le-au generat.

5.1.1 Pot fi reclamate  urmatoarele activitati:

• intarzieri considerate a fi nejustificate ale procesului de certificare;

• prestatia generala a auditorilor pe parcursul auditurilor ;

• alte aspecte privind buna functionare a OCSM-AFER ;

• activitati si actiuni ale titularilor de certificate emise de OCSM-AFER care contravin regulilor/procedurilor fata de care s-a facut certificarea.

5.1.2 Raspunsul la reclamatie trebuie transmis reclamantului in cel mult 30 zile calendaristice de la data inregistrarii reclamatiei la secretariatul organismului conform PS-SCM-08

5.2 Apelul se refera la reconsiderarea unei decizii referitoare la certificare si se  depune la secretariatul Organismului de certificare in termen de 10 zile lucratoare de la data comunicarii concluziilor.

 5.2.1 Apelurile se rezolva in cel mult  30 de zile calendaristice de la data inregistrarii lor la OCSM-AFER de catre Comisia de Apel, conform "Regulamentului de organizare si functionare al Comisiei de Apel", cod  R-SCM  -3.

5.2.2. Hotararea Comisiei de Apel este definitiva si obligatorie pentru ambele parti si este  notificata  semnatarului apelului, utilizand formularul cod FPS-SCM-08 a, in termen de cel mult  5 zile  de la data luarii ei, dar incadrandu-se in cele 30 de zile de la inregistrarea apelului  la intrarea in  secretariatul OCSM-AFER.

            6.  PUBLICATII

• OCSM-AFER intocmeste si actualizeaza, dupa cum este necesar, o lista a titularilor certificatelor de conformitate a sistemelor de management, cod FIL-SCM-04a,  impreuna cu denumirea domeniului de activitate pentru care a fost certificata fiecare organizatie, a documentelor  de referinta (SR EN ISO 9001:2008, EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SR ISO/CEI 27001:2006) si perioada de valabilitate a certificatului de conformitate emis.
• Lista titularilor de certificate de conformitate a sistemelor de management este disponibila publicului, in Buletinul AFER.

Lista cuprinde  eventualele modificari privind domeniul de activitate aparute ca urmare a rezolvarii de catre OCSM–AFER a reclamatiilor/apelurilor solicitantilor/titularilor de certificate de conformitate, conform procedurii specifice "Tratarea reclamatiilor si a apelurilor", cod PS-SCM - 08.

• In aceeasi publicatie se prezinta, cand este cazul, informatii care descriu procesele sale de audit si de  certificare pentru acordarea, mentinerea, extinderea, reinnoirea, restrangerea, suspendarea sau retragerea certificarii, precum si privind activitatile de certificare, tipurile de sisteme de management si aria geografica in care actioneaza .

              7.  INREGISTRARI PRIVIND CERTIFICAREA

Toate documentele aferente procesului de certificare se constituie in dosare de certificare, identificate printr-un cod unic pentru fiecare solicitant.

OCSM-AFER pastreaza aceste dosare pe o durata unui ciclu de certificare de la incetarea colaborarii, conform PS-SCM-11.

Accesul la dosarele de certificare se face in conformitate cu PS-SCM-04.

            8.  CERTIFICAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT

8.1 Informatii referitoare la:

• procesul de certificare inclusiv cerintele normative si ale organismului de certificare pentru clientii potentiali;

• modalitatile de abordare a certificarii sistemelor de management (individual sau combinat) si  documentele emise (individuale sau combinate);

• documentele care descriu drepturile si obligatiile clientilor certificati, inclusiv cerintele referitoare la modul de referire la certificare in comunicarile de orice tip (conform cerintelor de utilizare a certificatelor si marcilor);

• procedurile de tratare a reclamatiilor si apelurilor;

• conditiile in care se desfasoara auditurile speciale;

• tarifele corespunzatoare solicitarii certificarii initiale si mentinerii certificarii sunt disponibile pentru public pe site-ul AFER - www.afer.ro -, iar informatiile referitoare la statutul certificarii (respectiv acordarea, extinderea, mentinerea, reinnoirea, suspendarea, restrangerea domeniului sau retragerea certificarii) sunt publicate lunar in Buletinul AFER; 

8.2 Etapele certificarii

• analiza solicitarii de certificare in vederea contractarii certificarii sistemului de management

• contractarea;

• auditul de certificare (evaluarea in vederea certificarii);

• analiza in vederea luarii deciziei de acordare/neacordare a certificarii;

• extinderea domeniilor de certificare;

• recertificare; 

8.2.1  Analiza solicitarii de certificare:

Procesul de certificare poate fi poate fi initiat in doua moduri:

a)OCSM-AFER primeste de la solicitant o cerere de oferta pentru certificarea sistemului de management calitate/mediu/SSO;

b)OCSM-AFER primeste de la solicitant o cerere de intentie ferma prin care acesta solicita certificarea sistemului de management calitate/de mediu/SSO.

Dupa primirea acestor cereri, Coordonatorul OCSM-AFER, dupa o prealabila analiza a capabilitatii organismului de a presta serviciul solicitat, decide privind cumpararea caietului de sarcini si intocmirea ofertei (cazul a), iar dupa castigarea ofertei si in cazul b) se face analiza solicitarii de certificare.

Scopul analizei este de a stabili ca:

• cerintele referitoare la certificare sunt definite clar, documentate si intelese;

• diferentele de intelegere dintre organismul de certificare si solicitant sunt solutionate;

• organismul de certificare are capabilitatea de a presta serviciul solicitat.

Daca domeniile de activitate din cerere (o parte sau toate) nu se incadreaza in domeniile de activitate din certificatul de acreditare al OCSM-AFER, responsabilul de dosar stabileste cu solicitantul modalitatea de continuare a procesului de certificare (solicitantul poate accepta certificarea cu organismul de certificare fara acreditare pentru o parte/toate domeniile solicitate);

Dupa primirea confirmarii privind achitarea tarifului pentru analiza solicitarii, responsabilul de dosar transmite solicitantului o adresa de raspuns avand anexate urmatoarele documente:

• modelul de cerere pentru certificarea conformitatii sistemului de management;

• chestionarul de informare si autoevaluare;

• reguli generale privind certificarea sistemului de management.

Informatiile furnizate de solicitant (cerere pentru certificarea conformitatii si raspunsul la chestionarul de informare si autoevaluare) se refera la:

• domeniul/domeniile solicitate a fi certificate (clarificate cu organismul);

• date generale ale organizatiei solicitante, (denumire, adresa, locatie/locatii, personal de conducere si de legatura cu  AFER, procesele desfasurate, aspectele semnificative generate de aceste procese, reglementari legale);

• informatii generale referitoare la resurse (umane, tehnice) si relatiile intr-o corporatie mai mare (dupa caz) activitati subcontractate care ar influenta conformitatea cu cerintele;

• standardele sau alte cerinte fata de care se solicita certificarea;

• informatii referitoare la utilizarea consultantei in legatura cu sistemul de management adoptat.

Transmiterea acestor documente la organismul OCSM-AFER implica analiza lor, incheierea analizei solicitarii cu propunerea acceptarii/neacceptarii solicitarii de certificare si dupa caz declansarea procesului de certificare, aprobata de Coordonatorul OCSM-AFER.

In cazul amanarii in acesta etapa a certificarii de catre solicitant pentru o perioada mai mare de 6 luni, reluarea procesului se va face prin reanalizarea solicitarii (cu tarifare corespunzatoare) si a documentelor transmise din nou.

8.2.2 Contractarea

Incheierea  analizei solicitarii cu propunerea acceptarii acesteia conduce la intocmirea proiectului de contract a carei valoare se calculeaza in conformitate cu IL-SCM-02 "Calculul tarifelor pentru certificarea sistemelor de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale"

Contractul de certificare include prevederi juridice executorii privind:

• furnizarea activitatii de certificare (inclusiv supravegherea sistemelor de management) clientului sau, (relatia organismului de certificare cu toate locatiile acoperite de domeniul de certificare daca clientul are mai multe locatii;

• asigurarea confidentialitatii;

• conditiile in care se mentine certificatul de conformitate (inclusiv suspendarea/retragerea certificatului de conformitate);

• conditiile si modalitatea de tratare a reclamatiilor/apelurilor.

Dupa aprobare, proiectul de contract va fi transmis solicitantului pentru analiza, rezolvarea eventualelor puncte divergente si aprobare.

Orice modificare a documentelor de contractare se face prin act aditional si este analizata si aprobata de catre aceleasi functii care le-au analizat si aprobat initial.

Nesemnarea contractului de catre beneficiar in termen de cel mult 90 (nouazeci) de zile de la data transmiterii concluziilor analizei solicitarii, conduce la sistarea actiunii de certificare.

In cazul unei organizatie cu multe locatii se are in vedere:in vedere:

•  identificarea complexitatii si ierarhiei activitatilor cat si identificarea oricaror diferente dintre diferitele locatii, ca baza pentru determinarea nivelului de esantionare;

• identificarea sediului central (functiunea centrala a organizatiei) care va fi partea cu care se incheie contractul in procesul de certificare;

• in cazul in care nu toate locatiile sunt pregatite pentru a fi supuse certificarii, in cadrul relatiei contractuale trebuie sa se stipuleze obligatia organizatiei de a informa OCSM-AFER pe care locatii doreste sa le includa in certificatul de conformitate.

8.2.3 Auditul de certificare (evaluarea)

8.2.3.1 Auditul de certificare se desfasoara dupa semnarea contractului conform prevederilor din PS-SCM-02.

Certificarea sistemelor de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale la organizatiile cu mai multe locatii a caror activitati sunt similare, iar locatiile sunt tinute sub control de catre organizatie, se poate face prin esantionare, auditurile efectuandu-se la radical din numarul locatiilor si majorat la cifra superioara.

Metodologiile de esantionare se aplica pentru auditul de certificare etapa  2 cat si pentru auditurile de supraveghere.

Esantionarea nu se aplica:

1. organizatiilor cu mai multe locatii care desfasoara procese de fabricatie si/sau servicii diferite, chiar daca opereaza in cadrul aceluiasi sistem de management al calitatii. Pentru aceste cazuri nu se aplica metodologiile de esantionare. Se vor desfasura audituri de certificare in cadrul fiecarei locatii.
2. in cazul auditurilor neprogramate;

Conditii pentru aplicarea metodei de esantionare:

1. pentru fiecare audit aferent procesului de certificare esantionul reprezinta cel putin 33%;
2. criteriile de selectie a locatiilor pot cuprinde:

• rezultatele auditurilor interne sau a unor audituri de certificare anterioare;

• inregistrarile reclamatiilor sau ale altor aspecte relevante legate de actiuni corective si/ sau preventive;

• diferenta semnificativa intre marimile locatiilor;

• diferente intre procedurile de lucru;

• modificarile aparute de la ultimul audit de certificare;

• raspandirea geografica.

NOTA:

In functie de scopul lor auditurile se clasifica dupa cum urmeaza:

- audit de certificare initiala;

- audit de supraveghere;

- audit de recertificare;

- audituri speciale care pot fi audituri de extindere a domeniului de certificare sau audituri neprogramate;

- auditurile neprogramate au drept scop investigarea reclamatiilor, ca raspuns la modificari sau ca audituri de urmarire la clientii suspendati;

- audituri suplimentare (de urmarire) care au drept scop evaluarea corectiilor/actiunilor corective intreprinse pentru eliminarea neconformitatilor constatate cu ocazia auditurilor mentionate mai sus;

 In functie de modul de abordare al auditului:

-   audituri simple pentru fiecare tip de sistem de management calitate/mediu/SSO;

-   audituri combinate pentru doua sau trei sisteme de management.

 In functie de domeniul auditului:

-   audituri complete care abordeaza intregul sistem de management;

-   audituri limitate care abordeaza o parte a sistemului de management.

8.2.3.2  Auditul de certificare initiala pentru sistemul de management se desfasoara dupa semnarea contractului si cuprinde, conform SR EN ISO/CEI 17021:2007,  2 etape, dupa cum urmeaza:

a)Etapa 1 a auditului consta in:

•  examinarea documentatiei sistemului de management a clientului;
• evaluarea la sediului clientului a conditiilor specifice locatiei/locatiilor si desfasurarea discutiilor cu personalul clientului pentru a aprecia nivelul de pregatire pentru etapa 2 a auditului;
• analiza stadiului sistemului de management al clientului in raport cu cerintele standardului ( SR EN ISO 9001:2008/SR EN ISO 14001:2005/SR OHSAS 18001:2008 si SR ISO/CEI 27001:2006) si a intelegerii de catre client a acestor cerinte, in particular cu privire la identificarea proceselor, criteriilor de performanta si a aspectelor semnificative de mediu, identificarea pericolelor si evaluarea riscurilor;
• colectarea informatiilor necesare referitoare la obiectivele/scopul sistemelor de management, la procesele/si locatia/locatiile  clientului, cerintele legale si reglementare aferente si indeplinirea lor (de exemplu: calitate, mediu, cerinte legale pentru activitatile clientului, riscuri asociate etc.);
• analiza alocarii resurselor pentru etapa 2 a auditului si stabilirea detaliilor de comun acord cu clientul, pentru etapa 2 a auditului;
• stabilirea unui punct de plecare pentru planificarea etapei 2 a auditului pentru obtinerea unei intelegeri suficiente a sistemului de management al clientului si a activitatilor de la fata locului, in contextul posibilelor aspecte semnificative;
• verificarea planificarii si efectuarii auditurilor interne si analizei de management si evaluarea nivelului de implementare a sistemului de management pentru demonstrarea  faptului ca clientul este pregatit pentru etapa 2 a auditului.

Este recomandat ca cel putin o parte din etapa 1 a auditului sa fie efectuata la sediul clientului.  

Efectuarea totala sau partiala a obiectivelor etapei 1 la sediul clientului va fi decisa de auditorul sef si aprobata de Coordonatorul OCSM-AFER.

Stabilirea intervalului dintre etapa 1 si etapa 2 a auditului care nu va depasi 180 de zile, se face de comun acord cu clientul luandu-se in consideratie necesitatile clientului de a rezolva problemele susceptibile (de a fi clasificate ca neconformitati) identificate in timpul etapei 1 a auditului, iar in functie de stadiul rezolvarii acestora organismul de certificare isi poate revizui/modifica planificarea pentru etapa 2.

b) Scopul etapei 2 a auditului este sa evalueze implementarea, inclusiv eficacitatea sistemului de management al clientului.lientului.lientului.lientului.lientului.

- conformitatea cu toate cerintele din standardul aplicabil sistemului de management sau din alte documente normative;

-  monitorizarea, masurarea, raportarea si analiza performantei in raport cu obiectivele cheie si tintele stabilite(corelate cu cerintele standardului de management si/sau ale altor documente normative aplicabile);

-  performanta si conformarea cu legislatia a sistemului de management al clientului ;

-  controlul operational al proceselor clientului;

-  auditarea interna si analiza efectuata de management;

-  responsabilitatea managementului pentru politicile stabilite;

-  legaturile intre cerintele din normative, politici, obiective si tinte referitoare la performanta (corelate cu cerintele standardului sistemului de management sau cu ale altor documente normative aplicabile), orice cerinte legale aplicabile, responsabilitati, competente ale personalului, procese, proceduri,date referitoare la performante si constatarile si concluziile auditului intern.

Obs.: Obiectivele fiecarei etape vor fi stipulate in planurile de audit separate pentru etapa 1 si etapa 2.

1.  Organizatia solicitanta a certificarii pune la dispozitie auditorului sef, pentru examinare, inaintea auditului de certificare etapa 1, o copie controlata a reviziei in vigoare a documentelor sistemului de management reprezentate prin manualul de management, procedurile  de sistem documentate precizate de standardul de referinta, o lista a procedurilor operationale/instructiunilor de lucru aferente acestora, o lista cu reglementarile legale si alte cerinte aferente domeniului pentru care solicita certificarea, lista proceselor si a aspectelor de mediu identificate precum, copia autorizatiei de mediu emisa de autoritatea in domeniu daca este cazul, lista locurilor de munca/meseriilor din organizatie, natura si gradul riscurilor identificate in urma evaluarii pericolelor.

2. Documentele primite sunt repartizate membrilor echipei de audit pentru a le analiza si a consemna modul in care acestea raspund cerintelor mentionate de standard si/sau alte cerinte fata de care organizatia solicitanta doreste certificarea (ex: OHSAS 18001:200818001:200818001:200818001:2008/ SR EN ISO 9001:2008 si/sau SR EN ISO 14001: 2005 si/sau  SR OHSAS 18001:2008 si/sau SR ISO/CEI 27001:2006).

3. Examinarea documentelor sistemului de management al clientului se face la sediul organismului de certificare OCSM-AFER inaintea desfasurarii etapei 1.

Examinarea documentelor are ca scop sa determine, printre altele:

• daca toate cerintele sistemului de management sunt suficient documentate;

• daca scopul enuntat al documentelor este in conformitate cu cel al standardului de referinta si este realizat prin continutul acestora;

• daca documentatia elaborata acopera procesele/activitatile pentru care a fost elaborata.

 4. Pe baza constatarilor auditorilor din echipa auditorul sef intocmeste "Raportul de examinare a documentelor" cod  FPS SMC - 02a si il transmite auditatului.

In cazul in care din analiza documentatiei rezulta constatari si observatii  care conduc la concluzia ca  nu sunt acoperite toate cerintele sistemului de management in conformitate cu standardul de referinta declarat, se marcheaza in "Raportul de examinare al documentelor" rubrica "o conformitate insuficienta fata de documentul de referinta" si se notifica acest fapt auditatului, urmand ca acesta sa transmita dupa data primirii raportului, dar cu cel putin 10 zile inainte de data stabilita  pentru efectuarea auditului  etapa 1, modul de tratare al observatiilor. Daca modul de tratare al observatiilor este acceptat de auditorul sef se poate efectua auditul la fata locului partea I. Cu ocazia auditului etapa 1 se verifica stadiul rezolvarii observatiilor din Raportul de examinare a documentelor si se pot consemna eventual noi observatii ca urmare a analizei gradului de adecvare al documentatiei sistemului de management cu situatia din organizatie. In acest caz se intocmeste un nou Raport de examinare a documentelor.

In cazul in care din analiza documentelor rezulta constatari si observatii care nu afecteaza documentarea corespunzatoare a sistemului de management se marcheaza rubrica " o conformitate suficienta fata de documentul de referinta ", modul in care au fost rezolvate se verifica la fata locului, in cadrul etapei 2.

5. Pentru constatarile si observatiile rezultate din examinarea documentelor sistemului de management nu se intocmesc fise de observatii si nu se solicita program de actiuni corective, acestea fiind prezentate pe larg in anexa la raportul de examinare a documentelor.

6.  Eventualele completari/modificari rezultate din analiza documentelor, care nu au fost efectuate la etapa I se opereaza de catre organizatie inainte de data convenita cu reprezentantii organizatiei pentru desfasurarea auditului din etapa a 2-a. Pe baza evaluarii dovezilor (completari/modificari) auditorul sef pct. 7 din Raportul de examinare a documentelor, concluzionand asupra posibilitatii efectuarii etapei a 2-a. Nerespectarea  termenului stabilit de comun acord cu auditatul, de transmitere a documentelor modificate la organismul de certificare,  poate conduce la amanarea auditului, sistarea procesului de certificare sau prelungirea prin act aditional a termenului final al contractului de certificare, dupa cum este cazul.

Dupa examinarea documentelor completate/modificate transmise la OCSM-AFER (daca a fost cazul) se nominalizeaza echipa de audit, auditorul sef stabileste responsabilitatile pentru membrii echipei si intocmeste planul de audit.

8.2.3.2.2. Intocmirea planului de audit

 Planul de audit etapa 1 trebuie sa cuprinda acele clauze din  SR EN ISO 9001:2008 si/sau SR EN ISO 14001: 2005 si/sau SR OHSAS 18001:2008 si/sau SR ISO/CEI 27001:2006 si acele procese/compartimente din organizatie, care sa acopere cerintele pentru etapa 1 (ex. conducere, managementul calitatii/de mediu/SSO, procesele si in special acelea cu aspecte semnificative/cu risc ridicat).

La intocmirea planului de audit  se au in vedere urmatoarele aspecte:

•  includerea tuturor zonelor/locatiilor  in care se desfasoara toate categoriile de procese din domeniul  de activitate al organizatiei pentru care s-a cerut certificarea sistemelor de management in conformitate cu obiectivele propuse pentru etapa 2 a auditului  de certificare; (zonele/locatiile planificate a fi auditate vor fi identificate);

• corelarea proceselor auditate cu clauzele aferente;

• includerea timpului necesar deplasarii echipei de audit intre doua zone auditate (daca este cazul);

• durata auditului (stabilita la analiza solicitarii si inclusa in contract) este determinata de urmatoarele aspecte:

- cerintele standardului sistemului de management aplicabil si modalitatea de abordare;

- cerintele tehnologice si de reglementare specifice;

-  marimea si complexitatea organizatiei auditate (cu specificarea locatiilor multiple);

- orice subcontractare a oricaror activitati incluse in domeniul de aplicare a sistemului de management.

Planul de audit intocmit, este trimis spre acceptare auditatului, cu minimum 5 zile inaintea inceperii auditului la fata locului. Auditatul face cunoscut la OCSM-AFER acceptul sau (scris sau telefonic) asupra planului de audit si echipei de audit, a observatorilor si a ghizilor. Eventualele modificari solicitate de auditat se analizeaza si se opereaza in plan dupa transmiterea lor la  OCSM-AFER, sau cu ocazia auditului etapa 1si etapa 2, (daca sunt considerate justificate).

Echipa de audit isi elaboreaza documentele de lucru necesare pentru a-si facilita verificarea in timpul auditului la fata locului (fise de verificari, formulare).      

Documentele de lucru, cuprinzand informatii confidentiale, sunt supuse prevederilor procedurii specifice "Confidentialitatea informatiilor", cod PS-SCM-04.

8.2.3.2.3. Auditul la sediul clientului (etapa 1 si 2) cuprinde:

-   reuniunea de deschidere are loc la sediul auditatului si  este condusa de auditorul sef. Participantii la reuniune de deschidere etapa 1 sunt membrii echipei de audit, conducerea auditatului, responsabilul cu managementul si eventual responsabilii unor procese reprezentative/cu aspecte de mediu cu impact semnificativ/cu riscuri SSO ridicate, iar  pentru etapa 2 participa membrii echipei de audit, conducerea auditatului si alti factori interesati in desfasurarea auditului (stabiliti de catre auditat).

- obtinerea dovezilor obiective:

- echipa de audit conform planului de audit, etapa 1, va audita managementul de varf, reprezentantul managementului si/sau responsabilul pentru calitate mediu/SSO privind modul de documentare al obiectivelor, politicii si identificarea/evaluarea aspectelor de mediu cu impact semnificativ/identificarea pericolelor si evaluarea riscurilor SSO si va trece in revista procesele pentru o evaluare globala. Constatarile echipei de audit referitoare la potentialele neconformitati pentru etapa 2 se consemneaza in fisa de observatii, cod FPS -SCM-02l₁ (separat pentru fiecare sistem de management).

- pentru etapa 2 echipa de audit, insotita de persoanele desemnate ale auditatului, verifica: implementarea sistemului de management adoptat; respectarea prevederilor documentului de referinta a documentelor normative aferente; a cerintelor legislatiei din domeniul mediului si SSO si documentelor sistemului de management, adecvanta si eficacitatea acestuia.

- reuniunea de inchidere:

- la reuniunea de inchidere etapa 1 participa membrii echipei de audit, conducerea auditatului si toate functiile care au participat la reuniunea de deschidere si care au fost implicate in auditul de certificare, carora li se prezinta conform Protocolului reuniunii de inchidere, cod. FPS-SCM-02g semnat de participanti si difuzat auditatului, constatarile din fisele de observatii/concluziile si activitatile ulterioare din cadrul procesului de certificare. O copie a fiselor de observatii va fi lasata auditatului pentru intocmirea programului de masuri care va fi transmis organismului de certificare OCSM-AFER intr-un termen de max. 30 de zile de la finalizarea auditului.

La reuniunea d de inchidere pentru etapa 2 participa membrii echipei de audit, conducerea auditatului si, dupa caz, alte persoane a caror participare este considerata necesara de catre auditat sau de catre responsabilul echipei de audit.

La reuniunea de inchidere pentru etapa 2 se prezinta:

-   impresii generale ale auditorilor, privind sistemul calitate/mediu/SSO  al organizatiei colectate pe parcursul auditului;

-    declaratia auditorului sef referitoare la faptul ca neconformitatile prezentate sunt bazate pe dovezi obiective;

-    prezentarea neconformitatilor constatate;

-    constatarile si concluziile auditului;

-    prezentarea activitatilor ulterioare din cadrul procesului de certificare;

-  in functie de neconformitatile constatate organismul de certificare va informa daca pentru verificarea corectiilor/actiunilor  corective este nevoie de un audit complet suplimentar(a) sau un audit limitat suplimentar(b) sau doar dovezi documentate transmise la OCSM-AFER. intr-un timp definit(c) (care vor fi confirmate in timpul auditurilor de supraveghere viitoare). Depasirea termenului stabilit ( in protocolul reuniunii de inchidere) cu mai mult de 60 de zile atrage dupa sine intreruperea activitatii de certificare sau in cazul supravegherii suspendarea certificatului.

-  solicitarea ca organizatia sa analizeze cauzele neconformitatilor constatate si sa le transmita la OCSM-AFER impreuna cu descrierea corectiilor specifice si a actiunilor corective luate (cazurile a si b) sau planificate sa fie luate (cazul c) si sa elimine neconformitatile constatate intr un timp definit in urmatoarele cazuri:

a)  neindeplinirea uneia sau a mai multor cerinte ale sistemului de management;

b)  o situatie care ridica dubii semnificative asupra capacitatii sistemului de management de a realiza elementele de iesire intentionate;

c)   pentru orice alte neconformitati.

-  raspunsuri la intrebarile reprezentantilor auditatului.

Reuniunea de inchidere etapa 2 se finalizeaza prin semnarea unui protocol cod FPS-SMC - 02f, identificat prin numarul dosarului de certificare. O copie a acestuia se inmaneaza auditatului.

 8.2.3.2.4.  Intocmirea si difuzarea raportului de audit

                 a)  Etapa 1 se finalizeaza cu un raport de audit, care este aprobat de Coordonatorul OCSM-AFER, exprimandu-si astfel, acordul cu propunerea auditorului sef referitoare la trecerea/netrecerea la etapa 2 a auditului de certificare. Dupa primirea programului de masuri ca urmare a fiselor de observatii intocmite cu ocazia auditului la fata locului si acceptarea acestuia de catre auditorul sef, auditorul sef elaboreaza in termen de 5 zile "Raportul de audit" aferent etapei, cod FPS-SCM-02h, care va cuprinde constatarile din audit etapa 1, modalitatile de rezolvare a observatiilor si recomandarea de trecere sau nu la etapa 2. Daca programul ce masuri nu este acceptat de auditorul sef, acesta va fi retransmis auditatului pentru  adoptarea de masuri adecvate. Termenul maxim prevazut pentru elaborarea si acceptarea de catre organismul de certificare a programului de masuri pentru rezolvarea observatiilor este de 90 de zile de la data auditului partea I  la fata locului .

Acest raport este transmis clientului in maxim 10 zile de la data aprobarii acestuia de catre Coordonatorul OCSM-AFER.

In acest raport de audit, auditorul sef, va formula concluziile/constatarile fata de modul in care sunt indeplinite obiectivele propuse pentru etapa 1, inclusiv identificarea oricarei situatii (probleme) susceptibile de a fi clasificata ca neconformitate in timpul etapei 2 a auditului. La raportul de audit etapa I se va mentiona stadiul tratarii observatiilor la raportul de examinare a documentelor.

              b)  Pentru etapa 2, auditorul sef va intocmi "Raportul de audit" pe un formular cod FPS-SMC-02 h, in care descrie la rubrica "Concluzii" neconformitatile, face aprecieri asupra efectelor neconformitatilor si a modalitatilor de verificare a eliminarii lor/eficacitatii actiunilor corective/observatii/apreciere globala privind eficacitatea/performantele sistemului de management, rezolvarea obiectivelor,  motivarea actiunilor in timpul auditului, domeniile  acoperite/neacoperite .

            c)  Auditorul sef formuleaza la rubrica "Concluzii" a raportului de audit oportunitatile de imbunatatire (fara a furniza solutii specifice) si una sau mai multe recomandari (in functie de etapa in care se afla procesul de certificare):

-     trecerea la etapa a doua a auditului de certificare   (in cazul raportului etapa I);

-     netrecerea la etapa a doua sau sistarea procesului de certificare daca obiectivele auditului etapa I nu au fost atinse sau planul de masuri pentru tratarea observatiilor nu este corespunzator ;

-     acordarea  certificatului de conformitate, in cazul in care s-au constatat  neconformitati care nu necesita efectuarea unui audit de urmarire si  pentru care s-a prezentat dovada eliminarii cauzelor care le-au generat sau nu s-au constatat neconformitati ;

-    neacordarea certificatului de conformitate si efectuarea unui audit suplimentar (complet sau limitat), in cazul in care s-au constatat neconformitati care sa necesite audit de urmarire ;

-     neacordarea certificatului de conformitate  si sistarea procesului de certificare, in cazul in  care nu s-au prezentat dovezile pentru eliminarea neconformitatilor constatate (inclusiv prin audit de urmarire) in perioada stabilita de organismul de certificare.

            d)  In cazul in care ca urmare a auditului etapa 2 este recomandat un audit suplimentar complet sau limitat, raportul de audit etapa 2 (respectiv) este inaintat Coordonatorul OCSM-AFER pentru aprobare si apoi transmis  in termen de 15 zile de la data incheierii auditului, clientului, in vederea stabilirii perioadei si modului de desfasurare al auditului suplimentar.

 8.3 Auditul combinat de certificare initiala

8.3.1 Obiectivele etapelor 1 si 2 pentru sistemul de management al calitatii/de mediu/SSO sunt aceleasi ca pentru auditul simplu a sistemului de management al calitatii/a celui de mediu sau al sanatatii si securitatii ocupationale, fiind necesara identificarea clara in documentele de audit a obiectivelor pentru sistemul de management al calitatii/de mediu/si pentru SSO.

8.3.2 Examinarea documentelor se face conform prevederilor de la pct. 8.2.3.2.1 din prezentul document cu observatia ca in Raportul de examinare a documentelor  si in anexa la acesta sa fie evidentiate separat constatarile, observatiile si concluziile referitoare la documentatia sistemelor de management al calitatii/de mediu/SSO in raport cu fiecare referential.

8.3.3.Intocmirea planului de audit si a documentelor de lucru ale echipei de audit se face conform paragrafului 8.2.3.2.2 din prezentul document, cu urmatoarele observatii:

       1. Planul de audit va contine  obiectivele si criteriile de  audit atat pentru fiecare sistem de management al calitatii /de mediu/al  sanatatii si securitatii ocupationale.

       2.  Programul auditului din cadrul planului de audit va contine elementele sistemului auditat atat in conformitate cu  SR EN ISO 9001:2008 / SR EN ISO 14001:2005/SR OHSAS 18001:2008 cat si cu SR ISO/CEI 27001:2006.

       3.   Pentru procesele care se auditeaza separat, programul auditului va contine auditarea incrucisata a zonelor in care se desfasoara aceste procese pentru sistemul de management al calitatii, de management de mediu, respectiv sistemul de management al sanatatii si securitatii ocupationale.

       4.  In cazul actiunilor de audit combinat al sistemelor de management durata auditului se poate reduce cu maxim 20%, daca gradul de integrare al sistemelor de management este mare (100%) si abilitatea/experienta echipei de audit este mare. Reducerea mai este determinata si de competenta responsabilului echipei de audit (competenta pentru ambele sisteme de management) si a reprezentantilor clientului (cate un reprezentant pentru fiecare sistem de management).

Pentru auditul etapa 1 nu se poate face nici o reducere a duratei acestuia.

"Fisele de verificari" cod FPS-SCM - 02i vor contine  intrebari care se refera la clauze aferente proceselor comune si distinct cele pentru fiecare sistem de management iar evaluarea trebuie sa fie completa (fara excluderea vreunei clauze aferenta fiecarui sistem de management).

8.3.4 Auditul la sediul clientului se desfasoara conform paragrafului 8.2.3.2.3 din prezentul document  cu urmatoarele observatii:

1. Se pot aborda integrat urmatoarele cerinte/activitati:

• responsabilitatea managementului;

• politici si obiective;

• planificarea sistemelor de management;

• analiza de management;

• audituri interne;

• actiuni corective si preventive inclusiv analiza neconformitatilor;

• responsabilitati;

• unele procese suport in functie de complexitatea acestora ( instruire, aprovizionare,etc).

2. Procesele operationale si celelalte procese vor fi abordate separat.

3. Pentru a asigura eficacitatea  evaluarii combinate a sistemelor (pentru acele procese care vor fi abordate separat) vor fi utilizati auditori specializati (indiferent de competenta acestora pentru sistemele de management)  pentru sistemele de management al calitatii /de mediu /SSO, auditarea fiecarui proces facandu-se separat pentru fiecare sistem de management.

 Intocmirea si difuzarea raportului de audit se face conform 8.2.3.2.4 din prezentul document  cu urmatoarele observatii:

1. Raportul de audit va evidentia clar obiectivele si criteriile auditului atat pentru sistemul de management al calitatii/pentru sistemul de management de mediu/si pentru SSO.

2.  Se vor face referiri la documentele comune examinate in timpul auditului precum si la cele specifice pentru sistemul de management.

3. Vor fi evidentiate procesele/locatiile si elementele comune pentru sistemele de management al calitatii/de mediu/SSO precum si  cele auditate separat.

4.Vor fi prezentate neconformitatile/observatiile comune pentru cele trei sisteme precum si neconformitatile/observatiile separat pentru fiecare sistem.

5. Vor fi prezentate separat constatarile si concluziile pentru fiecare sistem auditat si se vor face aprecieri asupra gradului de integrare a acestora .

6.Daca reactia auditatului la observatiile intocmite cu ocazia auditului etapa 1 este comuna  pentru cele trei sisteme de management raportul de audit etapa 1 se poate intocmi in conditiile prezentate la pct. 8.2.3.2.4 a) din prezentul document,  daca nu,  se pot intocmi rapoarte separate pentru fiecare sistem de management in functie de stadiul indeplinirii obiectivelor pentru etapa 1.

7. Concluziile auditului etapa 1 pot fi diferite pentru cele trei sisteme de management, respectiv propunerea de trecere la etapa a 2-a pentru un sistem si netrecerea la etapa a 2-a pentru celalalt sistem.

8. Daca din modul de tratare al observatiilor rezulta un decalaj de timp prea mare auditul initial de certificare etapa a 2-a se desfasoara ca audit simplu de certificare pentru fiecare sistem de management .

9. Concluziile auditului etapa 2 vor fi cele prevazute la pct. 8.2.3.2.4 c) din prezentul document, dar pot fi diferite pentru fiecare sistem de management (de ex. acordarea certificarii pentru un sistem de management si neacordarea pentru celalalt sistem).

10. Daca in cadrul auditului etapa 2 se constata  pentru un sistem neconformitati care necesita efectuarea unui audit de urmarire, dupa primirea, evaluarea si acceptarea programului de masuri va fi intocmit un raport partial referitor la  sistemul respectiv care va fi aprobat de Coordonatorul OCSM-AFER si  transmis auditatului conform pct. 8.2.3.2.4 d) din prezentul document.

11. Daca reactia auditatului la neconformitatile constatate cu ocazia auditului etapa a 2-a  este comuna  pentru cele doua sisteme de management raportul de audit etapa a 2-a se poate intocmi in conditiile prezentate la pct. 8.2.3.2.4 a) din prezentul document, daca nu, se pot intocmi rapoarte separate pentru fiecare sistem de management in functie de stadiul indeplinirii obiectivelor pentru etapa 2.

8.4 Supravegherearavegherearavegherearavegherea

8.4.1     Perioada de valabilitate a certificatului de conformitate a sistemului de management este de 3 ani in conditiile supravegherii efectuate de OCSM- AFER.

8.4.2     Obiectivul auditurilor de supraveghere este acela de a evalua daca sistemul de management al clientului certificat indeplineste cerintele specificate in raport cu standardul fata de care a fost acordata certificarea.

Acest obiectiv se realizeaza prin efectuarea de audituri la fata locului si alte activitati de supraveghere desfasurate pe perioada de valabilitate a certificatului.

Auditurile la fata locului contribuie la realizarea obiectivului prin:

- monitorizarea in mod regulat a zonelor si functiilor reprezentative a organizatiei, acoperite de domeniul de activitate al sistemului de management  certificat;

- evaluarea schimbarilor aparute la clientul certificat si la sistemul sau de management.

Auditurile de supraveghere pot fi audituri de sistem complete sau limitate.

            NOTA: Auditurile de supraveghere se efectueaza in conditiile prevazute in procedura specifica "Activitati de supraveghere a sistemelor de management certificate. Audituri neprogramate", cod PS-SCM-05.

 8.4.3   Auditul de supraveghere la sediul clientului, pentru un sistem simplu de management si pentru un sistem de management combinat calitate/mediu/SSO, se desfasoara conform cu prevederile PS-SCM-02 (parag. 5.2.1.1 D), si  contine numai etapa 2.

8.4.4     Actiunea de supraveghere se efectueaza pe baza unui act aditional  la contractul de certificare, incheiat la data emiterii certificatului de conformitate si se realizeaza prin audituri de supraveghere programate si suplimentare.

8.4.5  Auditurile de supraveghere programate se desfasoara o data pe an, cu conditia ca  data primului audit de supraveghere dupa certificarea initiala sa nu  depaseasca 12 luni de la ultima zi a etapei a 2-a de auditului de certificare initiala.

                  9. ALTE PREVEDERI ALE SISTEMULUI DE CERTIFICARE

9.1  Recertificarea

Recertificarea de conformitate a sistemului de management se efectueaza de OCSM-AFER la solicitarea oficiala a titularului, transmisa cu cel putin 90 de zile inaintea datei expirarii certificatului de conformitate. Auditurile de recertificare se desfasoara conform PS-SCM-02 (5.2.3) si in conditiile prevazute in PS-SCM-06.

NOTA: La  auditul de recertificare poate sa fie nevoie de o etapa 1 de audit, in situatii in care au fost schimbari semnificative ale sistemului de management al clientului sau ale contextului in care functioneaza sistemul (de ex.: schimbari de referential).

Obiectivul auditului de recertificare este de a evalua continuitatea indeplinirii tuturor cerintelor standardului sistemului de management sau a altor documente normative relevante pentru sistemul de management certificat.

 9.2 Extinderea

Titularul unui certificat de conformitate emis de OCSM- AFER are dreptul de a solicita extinderea domeniului de activitate pentru care a obtinut certificatul de conformitate.

Obiectivul auditului de extindere este de a evalua indeplinirea tuturor cerintelor standardului sistemului de management sau a altor documente normative relevante pentru sistemul de management in vederea extinderii domeniului de activitate/locatiilor certificate.

            Auditurile pentru extinderea domeniului certificarii se efectueaza conform PS-SCM-02 (5.2.4) si in conditiile prevazute in PS-SCM-06.PS-SCM-06.

 9.3 Suspendarea si retragerea certificatului de conformitate, restrangerea domeniului certificarii

Suspendarea/retragerea certificarii si restrangerea domeniului se fac conform prevederilor PS-SCM-07.

            a)  Daca in urma auditurilor de supraveghere/recertificare se constata aparitia unor neconformitati fata de cerintele prevazute pentru certificare, sau daca titularul certificatului de conformitate se afla intr-una din situatiile urmatoare:

• neacceptarea desfasurarii auditului de supraveghere la termenele prevazute la acordarea certificatului de conformitate si neasigurarea conditiilor necesare desfasurarii auditului la fata locului facand imposibila atingerea obiectivelor auditului;

• nerealizarea programului de actiuni corective stabilite in urma unui audit;

• utilizarea abuziva a certificatului de conformitate acordat si a marcii;

• refuzul nejustificat al titularului de a efectua modificarile necesare in documentele sistemului de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale ca urmare a schimbarilor survenite in sistemul de certificare al OCSM-AFER;

• neanuntarea la OCSM-AFER asupra unor modificari importante survenite in structura organizatorica sau a documentatiei sistemului de management al calitatii/de mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale certificat;

• nerespectarea obligatiilor financiare fata de OCSM- AFER;

• nepastrarea inregistrarilor privind modul de tratare a reclamatiilor referitoare la produsele/serviciile realizate in domeniul certificat, la recomandarea auditorului sef si pe baza analizei dovezilor obiective puse la dispozitie de acesta, Comisia de Certificare  decide suspendarea certificatului de conformitate pentru intreg domeniul si/sau pentru o parte a acestora pe o perioada determinata de timp;

• la solicitarea titularului certificatului.

            NOTA: in functie de constatarile actiunii de supraveghere privind mentinerea conditiilor initiale de certificare suspendarea certificatului de conformitate poate fi pentru intreg domeniul de certificare sau partiala; pentru toate locatiile certificate sau partial, numai pentru acelea care nu indeplinesc conditiile.

Anularea suspendarii  certificatului se va face la cererea titularului certificatului dupa finalizarea actiunilor corective si verificarea de catre OCSM- AFER a eficientei acestora (inlaturarea cauzelor suspendarii).

 Perioada de timp stabilita pentru suspendare nu poate depasi 6 luni si nu modifica perioada de valabilitate a certificatului de conformitate acordat.

            b) Retragerea certificatului de conformitate se face in urmatoarele cazuri:

• nerezolvarea in termenul stabilit de la notificarea suspendarii, de catre titularul certificatului de conformitate, a neconformitatilor care au determinat suspendarea certificatului de conformitate;

• incetarea activitatii economice de catre titular;

• nerespectarea conditiilor financiare prevazute in contractul cu OCSM-AFER nici dupa  atentionarea scrisa a acestuia;

• utilizarea abuziva a certificatului acordat de OCSM-AFER  si a marcii si dupa suspendarea acestuia;

• la solicitarea expresa a titularului certificatului;

            NOTA: retragerea certificatelor poate fi pentru intregul domeniu de activitate sau partial (restrangerea), pentru toate locatiile sau numai pentru o parte a acestora  in functie de conditiile stabilite la suspendare. In cadrul retragerii partiale (restrangerii) se va elibera un nou certificat cu domeniul de activitate care indeplineste conditiile avute in vedere la certificare.

Decizia privind retragerea certificatului de conformitate este luata de Comisia de Certificare a OCSM-AFER.

c) Restrangerea domeniului certificarii are ca scop reducerea activitatilor cuprinse in domeniul pentru care este in curs de obtinere/s-a obtinut certificarea. Restrangerea certificarii se poate face:

• la solicitarea organizatiei;

• la initiativa OCSM-AFER daca titularul nu mai indeplineste cerintele certificarii pentru anumite parti ale domeniului certificat.

 Titularii de certificate au dreptul de a face apel pentru reconsiderarea deciziei de suspendare/retragere/restrangere a certificarii.

 9.4 Utilizarea certificatelor emise de OCSM-AFER si a marcii

9.4.1. Acordarea dreptului de utilizare a certificatului de conformitate se face daca a fost parcursa procedura de certificare de la etapa de contractare pana la acordarea certificatului de conformitate.

OCSM- AFER supravegheaza utilizarea certificatelor pe care le emite.

Titularilor de certificate li se pune la dispozitie odata cu inmanarea certificatului o copie controlata a R-SCM-4-Regulamentul de utilizare a certificatelor emise de OCSM-AFER care precizeaza urmatoarele obligatii ale titularului referitor la utilizarea certificatului de conformitate:

-    sa respecte procedurile si regulamentele OCSM-AFER privind certificarea conformitatii sistemelor de management si sa mentina permanent conformitatea certificata a sistemului cu prevederile documentului de referinta adoptat  (SR EN ISO 9001:2008/ SR EN ISO 14001 :2005/SR OHSAS 18001:2008 si SR ISO/CEI 27001:2006);

-   sa-si achite, conform prevederilor contractuale, obligatiile financiare fata de OCSM-AFER;

-    sa se conformeze cerintelor organismului de certificare atunci cand se refera la statutul certificarii/marca de certificare in mijloacele de comunicare  cum ar fi internet, brosuri, publicitate sau alte suporturi utilizate;

-   sa nu faca sau sa nu permita declaratii care sa induca in eroare, referitoare la certificarea sa;

-   sa nu utilizeze sau sa nu permita utilizarea unui document de certificare sau a unei parti a acestuia sau a marcii intr-un mod care poate induce in eroare;

- in cazul suspendarii sau retragerii certificarii sa inceteze orice publicitate care contine referiri la certificare/utilizarea marcii;

-    sa modifice orice material publicitar in cazul restrangerii certificarii, sa inceteze orice publicitate care contine referiri la certificare/utilizarea marcii;

-   sa nu permita ca referirea la certificarea sistemului sau de management sa fie utilizata intr-un mod care sa sugereze ca organismul certifica un produs sau proces;

-   sa nu sugereze ca certificarea se aplica si altor activitati din afara domeniului de certificare ;

-   sa nu utilizeze certificarea intr-un mod care ar putea aduce prejudicii organismului de certificare si/sau sistemului de certificare si pierderea increderii publice;

-   sa exercite un control adecvat asupra drepturilor de proprietate si sa ia masuri  in cazul referirilor incorecte la statutul certificarii sau la utilizarea care duce in eroare a documentelor de certificare; 

-   in toate referirile la certificatul/ marca emise de OCSM - AFER sa precizeze documentul de referinta in baza caruia s-a efectuat certificarea conformitatii;

-    sa notifice, in termen de 10 zile, la OCSM-AFER orice schimbare majora care ar putea influenta negativ conditiile initiale ale acordarii certificatului de conformitate;

-    sa permita supravegherea din partea OCSM-AFER prin audituri programate si/sau neprogramate si sa colaboreze la efectuarea in bune conditii a acestor actiuni;

-    sa inregistreze identificarea si rezolvarea reclamatiilor primite de la beneficiarii produselor/serviciilor realizate in cadrul sistemului certificat si sa le puna la dispozitia OCSM-AFER, la cerere;

-    sa se conformeze, in termenul stabilit, eventualelor cerinte noi ale OCSM-AFER, privind certificarea conformitatii sistemelor calitate/mediu/al sanatatii si securitatii ocupationale sau cerintelor determinate de modificarea documentului de referinta al certificarii;

-    sa inceteze imediat utilizarea certificatului/ marcii emise de OCSM-AFER pe toata durata suspendarii sau dupa retragerea certificatului;

-   sa respecte formatul marcii pus la dispozitie de OCSM-AFER.

9.4.2. Utilizarea marcii de certificare este supusa urmatoarelor conditii:

- luarea la cunostinta, pe baza semnaturii, a regulamentului de utilizare a certificatelor/marcii;

- dreptul de utilizare a marcii se pastreaza doar pe durata de valabilitate a certificatului de conformitate (inclusiv dupa ridicarea suspendarii certificarii);

- dreptul de utilizare a marcii inceteaza in momentul  in care certificarea este suspendata/retrasa;

 9.5 Tratarea cazurilor de utilizare abuziva a certificatelor emise si a marcii

 9.5.1. Cazuri de utilizare abuziva a certificatelor de conformitate

Se considera cazuri de utilizare abuziva a certificatelor de conformitate/marcii pentru sistemele de management, urmatoarele:

- netransmiterea in termen de 5 zile a oricaror modificari ale sistemului de management adoptat, precum si in documentatia acestuia privind aspectele care pot afecta capabilitatea sistemului de management de a continua sa indeplineasca cerintele standardului utilizat pentru certificare intervenite in perioada de valabilitate a certificatului de conformitate care se pot fi legate de statut legal, comercial, organizational sau proprietate; organizare si management - personal cheie, de decizie sau personal tehnic ; adresa de contact si locatii; domeniul operatiunilor din cadrul sistemului de management certificat si modificari majore aduse sistemului de management si proceselor si se va consulta cu acesta asupra oportunitatii unor actiuni suplimentare, conform cu documentul "Reguli generale privind certificarea sistemelor de management" cod: FPS-SCM-01e, pct.8.4., netransmiterea acestora constituie utilizare abuziva a certificatului, care se trateaza conform prevederilor din "Reguli generale privind certificarea sistemelor de management".

- solicitantul  declara, inainte de a primi certificatul/marca (in cadrul actiunilor de publicitate, in corespondenta, contracte sau alte documente) ca este certificat de catre OCSM-AFER;

-  titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER nu se conformeaza cerintelor organismului de certificare atunci cand se refera la statutul certificarii/marca de certificare in mijloacele de comunicare cum ar fi internet, brosuri, publicitate sau alte documente;

-  titularul certificatului/marcii emise de catre OCSM-AFER face sau permite  declaratii care pot sa induca  in eroare referitor la certificarea sa;

-  titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER utilizeaza sau permite utilizarea unui document de certificare sau a unei parti a acestuia sau a marcii de certificare intr-un mod care poate induce in eroare;

-  titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER nu inceteaza orice publicitate care contine referiri la certificare si/sau utilizeaza documentul de certificare/marca de certificare in cazul suspendarii sau retragerii certificarii  si nu trimite la OCSM-AFER originalul certificatului de conformitate, in termenul stabilit  de comun acord cu organismul de certificare;

-  titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER utilizeaza certificatul/marca dupa ce perioada pentru care a fost acordat a expirat, fara sa solicite prelungirea perioadei de valabilitate a certificatului;

-  titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER nu modifica orice material publicitar in cazul restrangerii domeniului de certificare (inclusiv cele care fac referire la marca);  

-   titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER permite ca referirea la certificarea sistemului sau de management/marca  sa fie utilizata intr-un mod care sa sugereze ca organismul de certificare certifica un produs sau proces;

-     titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER sugereaza ca certificarea/marca se aplica si altor activitati din afara domeniului de certificare;

-     titularul certificatului emis de catre OCSM-AFER utilizeaza certificarea/marca intr-un mod care ar putea aduce prejudicii organismului de certificare si/sau sistemului de certificare si pierderea increderii publice;

-      utilizarea unui certificat de conformitate falsificat/unei marci de certificare false.

 9.5.2. Tratarea cazurilor de utilizare abuziva a certificatelor.

 Organismul de certificare trebuie sa exercite un control adecvat asupra drepturilor de proprietate si sa ia masuri in cazul referirilor incorecte la statutul certificarii sau la utilizarea care induce in eroare, a documentelor de certificare.

 9.5.2.1. In cazul existentei informatiilor privind  utilizarea abuziva a certificatelor de conformitate, se numeste o persoana din cadrul OCSM-AFER, de regula responsabilul de dosar, in vederea obtinerii dovezilor obiective  pentru confirmarea informatiilor.

 9.5.2.2 Pe baza dovezilor obiective obtinute, inclusiv prin vizite/(audituri neprogramate) la sediul organizatiei clientului implicat, se propun una sau o combinatie intre urmatoarele masuri:

            a) atentionarea scrisa a solicitantului/titularului (in toate cazurile);

            b) publicarea cazului de utilizare abuziva (cazurile 2-11);

            c) suspendarea (cazurile 3,4,6,9,10) sau retragerea (cazul 5) certificarii sistemului de management al calitatii/de mediu titularului (cazul 6);

            d) actionarea in instanta judecatoreasca a titularului (cazurile 5, 6 si 11).

9.5.2.3 Aplicarea masurilor de la pct. a) si b) se aproba de catre Coordonatorul OCSM-AFER.                                 9.5.2.4 Aplicarea masurii de la pct. c) se face in conformitate cu procedura specifica "Suspendarea, retragerea cerificarii si/sau restrangerea domeniului certificarii PS-SCM - 07" .

9.5.2.5 Aplicarea masurii de la pct. d) se aproba de catre Directorul General al AFER si se instrumenteaza conform reglementarilor legale in vigoare si a reglementarilor AFER pentru aceste situatii.